Öğrencilerin inisiyatif alıp hem kendi hem de diğer öğrencilerin faydası için faaliyetler yürüttüğü, bir okul çatısı altındaki oluşumlara öğrenci kulübü denir. Kulüpler, öğrencilerin profesyonel gelişimini desteklemek için faaliyetler yürütebileceği yerler olmanın yanı sıra öğrencilerin sosyalleşmesi ve eğlenmesi için de önemli fırsatlardır[1]. Kulüp faaliyetlerine katılmaktan öte faaliyet düzenlemek, öğrencilik yıllarında elde edilebilecek sınırlı sayıdaki tecrübe fırsatlarından biridir. Bir öğrenci kulübü kurmak ise size pek çok yetkinliğinizi geliştirebileceğiniz, özgeçmişinize yazabileceğiniz ve hem profesyonel hem sosyal olarak bir çok insan ile tanışıp çevrenizi geliştirebileceğiniz eşsiz imkanlar sunar.

Kulüp kurmak sağladığı faydaların yanı sıra birçok zorluğu da yanında getirir. Bu blog yazısında temelden alarak bir kulüp nasıl kurulur, nelere dikkat edilmelidir ve daha iyi neler yapılabilir sorularına adım adım yanıt bulmuş olacaksınız. Kendi durumunuza uygun bir şekilde adımları takip ederek daha iyi sonuçlar alabilirsiniz. Kulüp kurmak tek seferde yapılan bir iş değil, zaman alıcı ve yorucu bir süreçtir. Tüm bu süreçte bu blog yazısı size yardımcı olacaktır.

Kulüp Konseptini Belirlemek

Öncelikle kuracağınız kulübün ne kulübü olduğunu genel hatlarıyla belirlemeniz lazım. Bu noktada cevabını arayacağınız soruları şu şekilde listeleyebiliriz:

1. Kulübün amaçları nedir? Hangi motivasyon ile kurulmaktadır?
   Kulübün öğrencilere ve topluma sağlayacağı fayda, bu kulübün çalışmalarıyla ulaşmak istediğiniz sonuç size bu sorunun cevabını verecektir.
   
   
2. Kulübün hedefleri nedir? Bu kulüp ile neleri gerçekleştirmeyi düşünüyorsunuz?
   Bu kulüp ile varmak istediğiniz nokta, kulübün uzun vadeli yol haritası üzerinden bu soruya cevap bulabilirsiniz.
   
   
3. Kulübün kapsamı nedir? Kulüp çalışmalarınız ne tür faaliyetleri kapsayacak?
   Kulübün yapacağı faaliyet türleri, hedef kitlesi gibi kulübün faaliyetlerinin hangi boyutlarda olacağını gösteren bilgiler ile kapsamınızı açıklayabilirsiniz.

Bu sorulara cevap ararken diğer okullardaki benzer kulüplerin çalışmalarını inceleyerek fikir sahibi olabilirsiniz. Yüksek hedefler ve geniş kapsamlar kulağa hoş gelebilir, lakin beraberinde getireceği sorumluluklar ve hedef kitlenizin talebi de düşünülmelidir. 

Kurucu Ekip Oluşturmak

İlk adımdaki sorulara yanıt aramaya devam ederken bu sürece sizinle beraber katkıda bulunacak öğrenciler ile kurucu ekip oluşturmanız gerekecek. Yakın çevrenizde kulübün kuruluşunda görev almak istediğini bildiğiniz kişiler ve kulübün alanındaki çalışmalara katıldığını bildiğiniz tecrübeleriyle ekibe katkı sağlayabileceğini düşündüğünüz kişilerin isimlerini listeleyerek başlayabilirsiniz. Bu listedeki isimler ile birebir görüşerek yeni kulüp hakkındaki görüşlerini, bu iş için motivasyonlarını ve müsaitlik durumlarını öğrenerek kurucu ekibe kimleri almanızın daha faydalı olacağını görebilirsiniz. Sonraki işiniz, bu isimlerden birbiri ile uyumlu çalışabileceğini düşündüklerinize sırayla kurucu ekibe katılmaları için teklif vermek olacaktır. Kurucu ekibin yeterli olduğunu düşündüğünüzde bir sonraki adıma geçmek için hazırsınızdır.

Kurucu ekip arkadaşlarınızı seçerken düşünmeniz gereken birkaç maddeyi şöyle sıralayabiliriz:

• Kendi tecrübeleri ile kulüp ekibine ne katabilir?
  Kimisi kulüp alanındaki bilgisiyle faaliyet fikirleri üretmekte yardımcı olabilecekken kimisi de daha önceden yer aldığı kulüp çalışmaları ile kulübün organizasyonu ve yönetiminde yol gösterebilir.
• Kulüp için ne kadar vakit ayırabilir? 
  Özellikle de kulübün kuruluşunda yeterli vakti ayırıp ayıramayacağı konusu önemlidir. Kulübe katabileceği fayda ile kulübe ayırabileceği vaktin uyuşması göz önünde bulundurulmalıdır.
• Kurucu ekibe ne kadar uyum sağlayabilecek?
  Uyumlu çalışabilecek bir ekip, kulübün başarısı için önemli bir ölçüttür. Uyumlu çalışma; ekip içi iletişim, ortak vakit bulabilme gibi çeşitli kriterlere bağlıdır. Kendinize şunları sorun: Bu ekip oturup saatlerce beraber çalışmaktan ne kadar zevk alacak? Ekip yüz yüze olmadan da verimli ve koordineli bir şekilde çalışmaya devam edebilecek mi?

İdari Onay Almak

Üniversite Kulüpleri İçin

Kulüp kurarken hangi adımları izlemeniz ve neleri yapmanız gerektiği ile ilgili bilgiler genellikle Üniversitenizin Websitesinde bulunur. Üniversitenize göre değişiklik gösterse de genellikle ortak olan bazı noktalar ve sorular var:

• Kurucu ekip kaç kişiden oluşmalı? Kurucu ekip üyelerinin sağlaması gereken diğer şartlar neler?
• Kulübün kuruluşu için beklenen dosyalar neler?
• Danışman Öğretim üyesi konusunda ne bekleniyor? Bulunması şart mı ve ne zaman bulunmalı?

Lise Kulüpleri İçin

Liselerde kulüpler genellikle öğretmenler tarafından kurulur ve öğrenciler kuruluş süreçlerine pek dahil olmazlar, lakin danışman öğretmenininiz ve okul idarenizin desteği ile sizin de kulüp kurmanız mümkündür. İşe okul idaresinden bilgi almak ile başlamalısınız. Hangi adımları izlemeniz gerektiği konusunda gerekli bilgileri alarak yol haritanızı yeniden şekillendireceksiniz. Sizden kulübünüz için danışman öğretmen bulmanız istenebilir, iyi iletişim kurabildiğiniz, mümkünse kulübün alanıyla ilgili bir öğretmeninize bu konuda teklif yapabilirsiniz. Kulübün resmiyet kazanması için eğitim öğretim yılı başında veya öncesinde bu adıma ulaşmanız önemlidir.

Faaliyet Planı Hazırlamak

Faaliyet Fikirleri Bulmak

Aklınızdaki faaliyet fikirlerini kağıda dökmek ve planlamaya başlamak için artık hazırsınız. Öncelikle okulunuzun sağlayabileceği maddi desteğin ne kadar olabileceği ve özellikle liseliler için okul saati etkinlik yapma konularında bilgi edinmekle başlayın. Kurucu ekip olarak faaliyet fikirleri bulmanız gerekecek. Bu konuda izleyebileceğiniz çeşitli yol ve yöntemler mevcut:

• Kulübünüzle aynı alanda olan diğer okulların kulüplerini ve kuruluşları inceleyebilirsiniz. Onların yaptığı faaliyetleri araştırarak ne tarz faaliyetler yapılabileceği hakkında bilgi edinebilirsiniz. 
• Kulübünüzün alanıyla ilgili bir işte çalışan veya mentorluk yapan kişiler size yapılabilecek faaliyetler konusunda iyi fikirler sağlayabilir. Sosyal medya platformları üzerinden araştırma yaparak kulübünüz için uygun mentorlar bulabilirsiniz. Uzman kişinin verdiği faaliyet fikirlerini değerlendirirken hedef kitlesi ile ne kadar uyumlu olduğuna dikkat etmeniz gerekir.
• Kendiniz özgün faaliyet fikirleri geliştirirken kullanabileceğiniz yöntemler var. Bu yöntemlerden biri de tasarım odaklı düşünme[2] ile faaliyet fikirleri üretmektir. 
  
  
  • Öncelikle kulübünüzün hedef kitlesi ile empati yaparak başlarsınız. Hedef kitlenizin ihtiyaçları neler, hangi alanlarda kendilerini geliştirmek isterler, hangi hedeflerine ulaşmaları için katkı sağlanabilir gibi sorulara cevap aramalısınız. Bu sorular ile bulduğunuz problemlere/ihtiyaçlara çözüm üreten hayatlarındaki diğer unsurları da göz önünde bulundurmak gerekir, mesela bilgi edinme ihtiyaçlarına belirli ölçülerde çözüm olan okul, çevrimiçi kurslar gibi unsurlar vardır. Tanımladığınız problemlerden çözümsüz kalanlara veya mevcut unsurların/çözümlerin yetersiz olduğu noktalara yönelmek daha doğru bir strateji olacaktır.

• Tanımladığınız problemler için çözüm olacak faaliyetleri tasarlama aşamasında her bir kurucu ekip üyesinin öncelikle bireysel olarak fikir üretmesine izin verin. Tasarlama aşamasında kullanabileceğiniz teknikler şu şekildedir: 

• Kendinizin doldurması gerektiği 3 boşluktan oluşan bir soru cümlesi olan “ (1) için (2) nasıl yapabiliriz ki (3) sağlayalım?” şablonu üzerinden her bir probleme çözüme götürecek sorular sorabilirsiniz. (1) boşluğuna hedef kitleyi yazın, (2) boşluğuna aklınızdaki faaliyet konseptini yazın ve (3) boşluğuna da bu faaliyet sonucu hedeflenen faydayı yazın. Aşağıdaki görsele bakarak bu yöntemi nasıl kullanabileceğinize dair daha iyi fikir edinebilirsiniz. Bu soru şablonunu ekipteki herkesin her bir problem üzerinde bireysel olarak kullanmasını sağlayın. Sonrasında herkesin yazdığı soruları bir araya getirerek hangi sorulara cevap aramanın, yani hangi problemlere çözüm üretmenin daha faydalı olacağını kararlaştırın.
  
  
  

• Elinize boş bir kağıt, kalem ve zamanlayıcı alın. Önce kağıdı 3 kere katlayarak bir yüzünde 8 ayrı boşluğun gözüktüğü bir şablon elde edin. Zamanlayıcıyı 8 dakikaya ayarlayın. Kağıttaki her bir boşluğa bir faaliyet fikri çizmeye çalışın, her bir boşluk için 1 dakikayı geçmeyecek şekilde vakit ayırın. Çiziminiz aklınızda oluşan faaliyet fikrini yansıtsa bile yeterli, güzel çizmekle uğraşıp vakit kaybetmemelisiniz. Çöp adamlarla faaliyet anından bir kare de çizebilirsiniz, etkinlik afişi de çizebilirsiniz; yeter ki aklınızdaki fikri en kısa sürede kağıda aktarabilesiniz. Herkes çizimini bitirdikten sonra kağıtları ortaya koyun ve herkesin çizimlerde beğendiği noktaları işaretlemesini sağlayın. En çok işaretlenen kısımlar üzerinden ilerleyin.
  

Ortaya çıkan faaliyet fikirlerini hayata geçirmeden önce test edebileceğiniz bir prototipini tasarlayarak işe yarar veriler elde edebilirsiniz. Büyük çaplı etkinlikleri test etmek için etkinlik afişi oluşturabilir ve afişteki Qr kodunu okutan ve Qr kodunun yönlendireceği formu dolduran kişi sayısı verilerini elde edebilirsiniz. Lakin bu tarz testleri yaparken karşı tarafa vâdettiklerinizi dikkatli seçmelisiniz; etkinlik tarihi, konuşmacılar vb. bilgileri vermekten çekinmelisiniz. İnteraktif, eğitici etkinlikleri test etmek için kurucu ekip veya bu iş için gönüllü bir ekip içinde küçük çaplı bir deneme yapabilir ve sürecin nasıl geçtiği hakkında birinci gözden gözlemler yapma fırsatı yakalayabilirsiniz.

Elde ettiğiniz verilere göre faaliyet fikirlerinden hangileri uygulanabilir, neye öncelik verilmeli ve nasıl daha iyi hale getirilebilir gibi bir çok soruya cevap bulacaksınız. Değişime gittiğiniz ve yeni hali hakkında veriye ihtiyaç duyduğunuz faaliyetler için test etme adımını yeniden uygulayın. Elinizde oluşan son veri setiyle hangi faaliyetleri faaliyet planına ekleyeceğinize karar verin.

Bulduğunuz faaliyet fikirleri bir tabloda toplama zamanı geldi. Bu tabloda her bir faaliyetin tahmini maliyeti, gerekli insan kaynağı, sağlayacağı faydalar, lokasyon, süre gibi bilgiler bulunacak. Elinizdeki kaynakların belirsizliğinden dolayı bu faaliyetlerde elemeye gitmeniz gerekebilecek, bu sebepten faaliyetleri önemine ve maliyetine göre sıralayın. Öngördüğünüz kaynaklara göre bu tablodan belli sayıda faaliyeti seçin. Her bir faaliyeti belli bir zaman aralığına veya tarihe koyun. Faaliyet tarihlerini de yazdığınıza göre faaliyet planınız bir sonraki aşamaya hazırdır. Danışman öğretmeniniz/öğretim üyeniz ile faaliyet planınızı beraber gözden geçirin. Üniversitelerde zorunlu olarak beklenen faaliyet planı için farklı şablonlar istenebilir, istenen şablona göre tablonuzu uyarlayın. 

Üye Alımı

Kulübünüz için gerekli planlamaları yapıp onayları aldıktan sonra artık yeni üyelere kapınızı açabilirsiniz. Duyuru gibi işlerden önce asıl yapmanız gereken şey, faaliyet fikirleri geliştirirken yaptığınız gibi kulübünüzün üyelik için hedef kitlesini doğru bir şekilde tanımlamak olacaktır. Bu noktada sormanız gereken bir kaç soruyu şu şekilde listeleyebiliriz:

Bir kulüp üyesinden beklentileriniz nelerdir? Katılım zorunluluğu gerektiren faaliyetler olacak mı?

Bir kulüp üyesinin ortalama ne kadar vakit ayırmasını bekliyorsunuz?

Kulübünüzün hedeflediği sınıf dönemleri var mı? Üniversite son sınıf, Lise 11 ve 12. Sınıf gibi

Hedef kitlenizi kafanızda daha iyi canlandırdıktan sonra bu hedef kitleyi nerede bulabileceğiniz ve onlara nasıl ulaşabileceğiniz konusunda düşünmek için hazırsınızdır. Yine bu noktada da sorabileceğiniz bir kaç soru bulunmaktadır:

Hedef kitlenizin genel olarak bulunduğu bir lokasyon var mı? Bir spor kulübü için spor salonları bu soruya örnek bir cevap olabilir.

Hedef kitlenizin üyesi olması muhtemel başka kulüpler veya topluluklar var mı? 

Hedef kitlenize ulaşabileceğiniz iletişim kanalları nelerdir? Öğrenci grupları, okulun veya okulla ilgili birimlerin sosyal medya hesapları düşünülebilir.

Hem hedef kitlenizin kim olduğunu hem de onlara nasıl ulaşacağınızı kapsamlı bir şekilde planladığınıza göre harekete geçmek için hazırsınızdır. Öncelikle başvuru formu oluşturarak başlayacaksınız. Bu formda başvuranların iletişim bilgilerini almakla da yetinebilirsiniz, eğer başvuranların hedef kitlenize ne kadar uygun olduğunu anlamak istiyorsanız da forma çeşitli sorular ekleyebilirsiniz. Dikkat etmeniz gereken bir diğer nokta ise bu formu doldurmanın alacağı vaktin karşı tarafı nasıl etkileyeceğidir. Kulüp faaliyetlerinde gönüllü çalışmak isteyebilecek kişileri tespit etmek adına da forma sorular ve ilgilenenlere özel form sayfası ekleyebilirsiniz.

Başvuru formunu hazırladıktan sonra bu formu hedef kitlenize ulaştırmanızı sağlayacak duyurularınızı planlamanız gerekecektir. Whatsapp grupları, sosyal medya hesapları, e-posta gibi dijital kanallar üzerinden veya afişler, panolar, stantlar gibi fiziksel kanallar üzerinden hedef kitlenize ulaşabilirsiniz. Son başvuru tarihiniz varsa veya yeterli sayıya ulaştığınızı düşünüyorsanız başvuruları inceleme aşamasına geçebilirsiniz.

Görev Dağılımı ve Takım Çalışması

Kulübünüzün ilk üyeleri belli olurken yapacağınız çalışmalar için kulüp ekibi içinde görev dağılımı yapmanız gerekecektir. Bu sayede faaliyetlerin daha verimli ve sürdürülebilir gerçekleşmesini sağlayacaksınız. Öncelikle kulüp ekibinde kimlerin olacağını netleştirerek başlayabilirsiniz. Kulübün kurucu ekibinin yanı sıra kulüpte görev almak ve ekibe dahil olmak isteyecek gönüllüleri tespit etmeniz gerekecektir. Gönüllü başvuru formuna eklemek isteyebileceğiniz bir kaç soruya örnek olarak şunlar verilebilir:

Hangi yetkinliklere sahiptir ve bu yetkinlikleri öncesinde nasıl kullanmış ve elde etmiştir?

Kulüp işlerinde ne tecrübeleri bulunmaktadır?

Kulübün alanıyla ilgili hangi çalışmalara katılmıştır veya hangi kaynakları incelemiştir?

Kulüp işlerinde görev almak için ne kadar vakit ayırabilir?

Gönüllü olmak için aday olanları tespit ettikten sonra eleme yapmanız gerekebilir. Bu noktada formda verilen bilgileri kullanabilir, aynı zamanda mülakat yaparak karşı tarafı daha iyi tanıyabilirsiniz. Elemelerden sonra kalan gönüllüler ile görev dağılımı yapmaya neredeyse hazırsınız, öncelikle iş tanımlarını yapmanız gerekecektir.

Hazırladığınız faaliyet planı üzerinden kulüpteki rutin işleri, etkinlik özelinde oluşacak işleri tanımlamanız gerekecektir. İş tanımlarken bu işin hangi adımları içerdiğini, ne kadar vakit alacağını, hangi yetkinlikleri gerektirdiğini, ne zaman(lar) yapılması gerekeceğini, işin çıktısının nasıl ölçüleceğini her bir iş tanımında belirtmeniz gerekir. Görev dağılımları da netleştiğinde çalışmalara başlamak için ilk adımları atmaya hazırsınızdır. 

Kulüp Tanıtımı

Kulübünüz artık faaliyetlerini yapabilecek bir ekibe de sahip olduğuna göre bu faaliyetlerin duyurulması, reklamının yapılarak daha fazla üye ve sponsorluk yakalamak için kulüp tanıtımı önemli bir adımdır. Kulübünüzü büyütmek yolunda ihtiyacınız olacak temel etmenlerden başlıca ikisi öğrencilerin ilgisi ve sponsorluktur. Bu ikisi için de güçlü bir kulüp markası kilit anahtardır, çünkü yapacağınız faaliyetler ne kadar iyi olursa olsun onları pazarlayabildiğiniz kadarıyla diğer insanlar tarafından bilinir. Kulüp marka kimliğinizi[4] oluşturmak için ilk olarak bir kaç nokta üzerinde durmanız gerekecektir:

Kulüp Marka İsmi: Bu kulübünüzün asıl isminin kısaltması ya da değiştirilmiş bir hali olabilir.

Kulüp Logonuz: Akılda kalıcı, sade ve anlaşılır bir logo kulübünüzün marka kimliği için anahtar rolündedir

Marka Renkleriniz: Diğer kulüplerden sizi ayıracak ve her görüldüğünde akıllara kulübünüzü getirecek bir renk paleti markanız için kritiktir.

Tipografi: Sosyal medya paylaşımlarınız arasında bir bütünlük olması adına her tasarımda belli fontları kullanmak doğru olacaktır. Bu fontları seçerken de okunurluğa dikkat etmek gerekir.

Kulüp marka kimliğinizin temellerini belirledikten sonra sosyal medya hesaplarınızı açmak için hazırsınızdır. Öncesinde okul yönetiminin kulüp sosyal medya hesapları ile ilgili yönetmelikleri ve kuralları hakkında bilgi almanız doğru olacaktır, öncesinde sizden beklenen bir onay süreci olabilir. Gerekli izinleri aldıktan sonra hedef kitleniz için en uygun platformlarda hesap açabilirsiniz. Sosyal medya hesaplarınızı hızlı bir şekilde büyütebilmek adına izleyebileceğiniz bir kaç yöntem şu şekilde listelenebilir:

Çağıracağınız konuşmacılar, gezi düzenleyeceğiniz şirketler/yerler ile ortak gönderiler oluşturmak

Alanınızla ilgili içerik üretimi yaparak kulüp ve okul dışından takipçiler kazanmak

Paylaşımlarınızda sosyal medya platformlarının algoritmalarına göre şekillendirmek

Bütün bu adımları başarıyla tamamladığınızda kulübünüzün kuruluş süreci tamamlanmış olacaktır. Bu süreç boyunca elde ettiğiniz deneyimler kulübünüzde yapacağınız faaliyetlerde ve kariyer hayatınızda bir çok yerde size fayda sağlayacaktır. 

Kaynakça:

[1] Pence, A. R., & Dymond, S. K. (2015). Extracurricular School Clubs: A Time for Fun and Learning. TEACHING Exceptional Children, 47(5), 281-288. https://doi.org/10.1177/0040059915580029

[2]IDEO U. (2022, August 30). What is design thinking? https://www.ideou.com/blogs/inspiration/what-is-design-thinking 

[3] Jyothi, N. S., & Parkavi, A. (2016, May). A study on task management system. In 2016 International Conference on Research Advances in Integrated Navigation Systems (RAINS) (pp. 1-6). IEEE.

[4]Jain, R. (2017). Basic branding concepts: brand identity, brand image and brand equity. International Journal of Sales & Marketing Management Research and Development, 7(4), 1-8.

Blog Yazarı

Tahir Zeki AYDIN- Yükselen Yıldız Bursiyeri